【ブログ】インターン参加者の声「初めてのオンラインイベント開催で学んだこと」

3/21に、カンボジアと日本人が英語で交流しながらカンボジアのSDGs(栄養教育に関する)を学べる、無料オンラインイベントを開催しました。この記事はイベント企画~運営を担った作者の振り返り記録です。

▼目次
・イベント開催に至った経緯
・厳しくも成長できる環境
・一人で企画→助っ人参加
・準備~当日
・学んだこと、反省点

イベント開催に至った経緯

 授業が終わり、時間がたっぷりある大学2年の春休みに、何をしようか考えていたころ、ある学外のオンラインセミナーにて春休みの過ごし方についてアドバイスを受けました。そこで言われていた、「コロナ禍だからこそ、人とは違う経験を積んだ人とそうでない人の差が広がっていく」というようなお話から、オンラインでも何か新しい挑戦がしたいと感じました。

 さらに、大学卒業生との懇談でオンライン海外インターンシップの存在を知り、その後インスタのストーリーにてオンラインでできるカンボジアインターンの広告を見、「これだ!」と思った私はいつしか問い合わせから申し込みまで済ませていました。

厳しくも成長できる環境

 具体的には、私がそのたった一人のインターン生で、業務内容がコロナ禍でできる新しい事業を考える、というものでした。まずはカンボジアのことを知ることから始まり、その後企業様にとって利益をあげられるような事業を考えていきました。しかし、インターン期間が約一か月ということもあり、その中でできることに絞ったとき、オンラインイベントを開催してスポンサーをつけることで売上をあげる、という案が残りました。

 とは言っても、これまでイベントに参加するばかりで0から自分が作るという経験は初めてで、しかもそれを一人でやらなければならないということから、始めはイベント開催経験のある友人や、コンサル勤務の経験のある先輩など、自分より知識のある人たちに話を聞いて回りました。

その結果、初回のイベントは無料にして、その後のフィードバックなどから徐々に利益をあげられるイベントにするというアイデアをいただき、イベントの方向性が決まりました。

一人で企画→助っ人参加

 しかしながら、イベントコンセプト、内容、タイムテーブルなどを全て一人で考えることは容易ではありません。私はゴールが見えなくなり、アイデアも徐々に煮詰まっていくのを感じました。

そうして悶々としているとき、ある友人と電話した際に、誰か一緒になってイベントを作ってくれる人を集めることを勧めてくれました(今となっては全て一人でやろうとしていたこと自体、少々無理があったと感じます)。その友人も協力してくれることになり、司会、イベント企画経験のある他の2人にも声をかけ、計4人での挑戦が始まりました。

このときから、ようやくインターン事業が完成に向けて動き出したと感じます。

準備~当日

 本番までのタイトなスケジュールの中、順調に企画も進んでいましたが、懸念点は多くありました。本番では、その懸念点がトラブルに繋がってしまったことが多くあります。以下、起こったトラブルとそれへの対処(⇒以降)を箇条書きで記します。※イベントはzoomの無料アカウントで行いました。

・ブレイクアウトセッション事前割り当てがうまくいかず(グループメンバーは事前に入念に考えていたにも関わらず)、開始5分で30数名を全て手動で割り当てることに。当初想定していた時間よりセッション開始が遅れた。⇒司会担当が場を持たしてくれた(かなり焦らせてしまった) 

・なぜか、zoomミーティング初回限定時間無制限が使えず、40分で一度切れてしまった(イベントは全部で1時間30分) ⇒とっさに参加者の方へGmailでzoomリンク再送信。ほぼ全員すぐに戻ってきてくださり、助かった。

・全体的にかなり時間が押し、終了予定時刻を10分ほど超過⇒ディスカッション時間を縮小、各グループで出た意見の全体共有を省略、事後アンケートを後日配布に。→もっとディスカッション時間が欲しかったという意見、参加者同士の意見共有が可能なワードファイル作成・後日メール配布、アンケート回答率低

学んだこと、反省点

・人を巻き込む大切さ:一人でできることには限りがあるため。複数人の意見を聞く方がより良いものになると感じた。当日もサポートメンバーにとても助けられた。ただ、準備の段階や一人で悩む期間があればもっと早く、協力してくれる人を募るべきであったとは思う。インターン生一人からの出発で苦労した部分はあったが、仲間を巻き込むという点も含めて非常に勉強になった。

・キャスティング:友達に協力を依頼する際に、「イベントのこの部分はこの人に頼もう」などその人のスキルを考えてお願いできたこと。

・集客:早いうちから呼びかける、個別にDMを送ることの有効性。海外からの参加者を募ることの難しさ。思いのほか、広告を見てくれた友人が別の友人、組織に拡散してくれたことの効果が大きく、参加者を集めるうえで力になった。また、海外の集客が想像以上に難しく、当日のディスカッションでは日本人のみのグループができてしまい、広告で売りにしていた「海外の人と話せる」点が不十分であったのが反省点。

・運営側にたって考えること(0→1の困難さ):一度0→1を経験すると他のイベントに参加したときに運営者目線でそれがどのように作られているのかが分かる、ということを先輩から聞いていた。今回、運営の大変さを経験し、その言葉を身に染みて実感している。

・インターン先の社長、ゲストスピーカーとのやり取りなどステイクホルダー間の連携、英訳:仕事において、提出物は2割完成させたら上司に見せフィードバックをもらうことが重要と知った。メールでのやり取りの中で、できるだけ往復のやり取りを減らすように内容や構成を考えることも学んだ。きちんと伝わる内容であるか、英訳にも配慮した。

・リーダーシップ:イベントを作るうえで他の運営メンバーに仕事を頼むなど役割分担を考えたり、必要なときにミーティングを持ったり、スケジュールを調整する等、自分が主体的に協力を依頼する姿勢を学んだ。企画のブラッシュアップや当日の進行、集客の面でも他のメンバーにはとても助けられた。

・Zoom無料アカウントで学内外の人々を呼び込むことの困難さ:私の大学のメールアドレスで作ったzoomアカウント(有料版)は学外からの参加が制限されているため新たにメールアドレスとzoomアカウントを追加した。そのアカウントであるが故のトラブルが大きかった。

・トラブルに瞬時に対処する判断力、行動力:特にzoomが一度切れてしまった際に、すぐに参加者の方へメールをお送りできたことで進行を続けられたのが良かった。

・事後アンケートは終了直後に書いてもらうこと:アンケート配布が翌日となってしまったため、回答率が少し低かった。 

・どんな意見も素直に受け止め成長の因としていく度量:アンケートを読み、やはりトラブルが多く運営について参加者の方にご心配をおかけしたことが悔やまれた。オンラインイベントならではの課題、問題もあるため特に事前準備、リハーサルをより入念に行っていく。また、他のイベントに参加した際は今回直面した問題をどのように克服しているのかに注意して見てみたい。

・手作りでもの(サービス)を作り上げた達成感、充実感:それでも30人ほどの参加者を集められ、最後までイベントを作り上げられたことが大きな自信となった。参加者から、今回のイベントを通した学びや交流への喜びの声を聴き、ここまで頑張ってきて良かったと思わせてくれた。

以上が、オンラインイベントを初開催した振り返りになります。自身の記録用でもあるため見苦しい点もあったかとは思いますが、読んでくださりありがとうございました。